Facture normalisée au Mali : obligations, mentions obligatoires et comment s’y préparer

Facture normalisée au Mali : obligations, mentions obligatoires et comment s’y préparer

La facture normalisée au Mali, encadrée par le décret n°2022-0733/PT-RM du 25 novembre 2022, renforce la traçabilité et la sécurisation des transactions commerciales. Elle impose notamment des mentions obligatoires, une numérotation continue et un code QR. Découvrez les principales obligations et comment un ERP/CRM comme OwoDesk peut aider les entreprises à mieux gérer leur facturation.

Equipe OwoDesk25 août 202610 min de lecture

La facturation au Mali évolue vers davantage de formalisation, de traçabilité et de sécurisation des transactions commerciales.

Avec le décret n°2022-0733/PT-RM du 25 novembre 2022 instituant un système sécurisé de facture normalisée, le Mali a défini un cadre précis pour la délivrance et la sécurisation des factures.

Pour les entreprises, commerçants et professionnels concernés, comprendre les règles de la facture normalisée devient donc essentiel pour organiser correctement leur facturation, leur comptabilité et le suivi de leurs ventes.

Dans cet article, nous expliquons simplement ce qu’est la facture normalisée au Mali, qui est concerné, quelles informations doivent apparaître sur une facture et comment un ERP/CRM comme OwoDesk peut aider les entreprises à mieux structurer leur gestion commerciale.

Qu’est-ce qu’une facture normalisée au Mali ?

La facture normalisée est un document comptable et commercial destiné à formaliser les transactions économiques et commerciales.

Selon l’article 2 du décret n°2022-0733/PT-RM, elle constitue un document obligatoire dans toute transaction économique et commerciale. Elle doit comporter un ensemble de mentions obligatoires et être sécurisée par un hologramme.

Le décret précise également que la facture normalisée sécurisée est le document qui fait foi lors des contrôles de l’administration fiscale.

L'objectif est notamment de renforcer :

• la traçabilité des opérations commerciales ;

• la transparence des transactions ;

• la sécurisation des documents de facturation ;

• la lutte contre la fraude fiscale ;

• la fiabilité des informations transmises à l'administration fiscale.

La Direction Générale des Impôts du Mali présente elle-même la facture normalisée comme une facture comportant des mentions obligatoires, sécurisée par un dispositif spécifique.

Qui est concerné par la facture normalisée ?

Le décret prévoit que sont soumis à la délivrance de la facture normalisée :

• les personnes physiques relevant du régime du bénéfice réel ;

• les personnes morales relevant du régime du bénéfice réel ;

• les personnes physiques ou morales relevant du régime de l'impôt synthétique ;

et cela qu'elles soient ou non assujetties à la TVA.

Il existe toutefois plusieurs catégories bénéficiant d'exemptions dans certaines situations.

Par exemple, le décret prévoit des dispenses pour certaines ventes au détail réalisées par des entreprises à rayons multiples lorsque celles-ci délivrent des tickets ou reçus de caisse provenant d'une caisse homologuée.

Des dispositions particulières concernent également certaines pharmacies, compagnies aériennes, agences de voyage, stations-service, banques, établissements financiers, compagnies d'assurance, entreprises de téléphonie, La Poste du Mali et certaines entreprises de transport, entre autres.

Attention : une dispense prévue par le décret peut être limitée à certaines opérations. Il est donc important pour une entreprise de déterminer précisément si son activité et ses opérations sont concernées.

Quels sont les différents types de factures normalisées ?

Le décret prévoit trois formes principales :

1. La facture normalisée personnalisée

Elle est destinée notamment aux personnes relevant du régime du bénéfice réel.

Elle contient les informations permettant d'identifier l'entreprise, son client, la transaction et les éléments fiscaux correspondants.

2. Le bordereau de réception personnalisé

Ce document est notamment destiné à justifier certains achats effectués auprès de fournisseurs ou producteurs qui ne sont pas en mesure de délivrer une facture appropriée.

Le décret prévoit notamment son utilisation pour des achats auprès d'agriculteurs et d'autres fournisseurs ne pouvant pas délivrer de facture adaptée.

3. La facture pré-imprimée

Elle est destinée aux personnes relevant du régime de l'impôt synthétique.

Le décret prévoit une procédure spécifique pour l'obtention et la personnalisation de ces factures.

Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture normalisée ?

C'est l'un des points les plus importants du décret.

L'article 10 prévoit notamment que la facture normalisée doit comporter :

• un numéro de facture dans une série ininterrompue ;

• la date d'établissement de la facture ;

• la nature, l'objet et la date de la transaction ;

• le prix unitaire hors TVA ;

• la quantité de biens vendus ou de services rendus ;

• le prix net des biens ou services ;

• le taux de TVA applicable ;

• le montant de TVA dû ;

• le montant total TTC à payer par le client ;

• le mode de paiement ;

• les modalités de paiement ;

• le nom ou la raison sociale et le NIF de l'imprimeur ;

• le mois et l'année d'édition de la facture par l'imprimeur ;

• le code QR.

Cela signifie qu'une facture ne se limite pas à indiquer le nom du produit et son prix.

Elle doit permettre d'identifier précisément l'entreprise, le client, la transaction, les montants et les éléments fiscaux associés.

Quelles informations doivent apparaître sur l'entreprise vendeuse ?

Pour une facture normalisée personnalisée ou pré-imprimée, le décret prévoit également plusieurs informations concernant le vendeur ou prestataire.

On retrouve notamment :

• le nom et les prénoms pour une personne physique ;

• la forme juridique et la raison sociale pour une personne morale ;

• le numéro RCCM ;

• les références des comptes bancaires ;

• le NIF ;

• le NINA ;

• le ou les numéros de téléphone ;

• le régime d'imposition ;

• l'adresse géographique et postale ;

• le service des impôts de rattachement ;

• le montant du capital social.

Ces informations montrent l'importance d'avoir une fiche entreprise correctement configurée dans son logiciel de gestion.

Et quelles informations pour le client ?

Le niveau d'information demandé dépend notamment du type de client.

Pour un client professionnel, la facture doit notamment permettre d'identifier :

• son nom ou sa raison sociale ;

• sa forme juridique lorsqu'il s'agit d'une personne morale ;

• son adresse ;

• son RCCM ;

• son NIF ;

• son NINA ;

• son ou ses numéros de téléphone.

Pour les autres clients, le décret prévoit également des informations d'identification telles que le nom ou les prénoms et l'adresse géographique et postale.

Pour une entreprise qui réalise plusieurs dizaines ou centaines de factures par mois, gérer ces informations manuellement peut rapidement devenir source d'erreurs.

C'est précisément là qu'un logiciel de gestion intégré peut apporter une réelle valeur.

Comment la facture normalisée est-elle sécurisée ?

La sécurisation constitue un élément central du système.

Le décret prévoit notamment l'utilisation d'un hologramme permettant de sécuriser la facture.

L'authenticité de cet hologramme peut être vérifiée par différents moyens, notamment :

• contrôle visuel ;

• lampe ultraviolette ;

• code QR ;

• lecteur de code-barres.

Cette sécurisation vise à rendre les documents plus difficiles à falsifier et à faciliter leur contrôle.

Facturation et logiciel de gestion : pourquoi digitaliser son processus ?

Même lorsque certaines obligations reposent sur des supports ou procédures spécifiques, une entreprise peut considérablement améliorer son organisation en digitalisant son processus commercial.

Un ERP/CRM permet notamment de centraliser :

Clients → Produits/Services → Devis → Commandes → Factures → Paiements → Historique

Au lieu de rechercher les informations dans plusieurs fichiers Excel, carnets ou applications différentes, l'entreprise dispose d'une base de données centralisée.

Avec un outil comme OwoDesk, l'entreprise peut organiser son processus commercial autour de ses clients, produits, ventes et factures.

L'objectif n'est pas simplement de "faire une facture", mais de disposer d'une véritable traçabilité commerciale.

Les avantages d'une gestion de facturation centralisée

Gagner du temps

Les informations du client et des produits peuvent être réutilisées lors de la création des documents commerciaux.

Réduire les erreurs

Une base client correctement renseignée permet d'éviter de ressaisir constamment les mêmes informations.

Suivre les paiements

L'entreprise peut suivre les factures émises, les factures réglées, les montants restant dus et les échéances.

Centraliser les données

Les informations commerciales sont regroupées au même endroit : clients, produits, ventes, factures et paiements.

Améliorer le suivi client

La facturation devient une partie intégrante du CRM.

L'entreprise peut ainsi mieux comprendre l'historique de chaque client et suivre sa relation commerciale.

Faciliter le travail comptable

Des données commerciales structurées facilitent la préparation et le suivi des informations nécessaires à la comptabilité.

Qu'en est-il des entreprises ayant un chiffre d'affaires important ?

Le décret prévoit une distinction dans la procédure de droit commun.

Pour les entreprises relevant du régime du bénéfice réel et réalisant un chiffre d'affaires annuel hors taxe inférieur à 1,5 milliard FCFA, les factures personnalisées doivent être éditées par des imprimeurs agréés puis sécurisées par l'apposition d'un hologramme.

Pour les entreprises réalisant un chiffre d'affaires annuel hors taxe supérieur ou égal à 1,5 milliard FCFA, le décret prévoit la possibilité d'éditer leurs factures personnalisées par leurs propres moyens, sous autorisation de la Direction Générale des Impôts. Dans ce cas, la sécurisation est réalisée par l'apposition à froid d'un sticker acquis auprès du concessionnaire.

La DGI supervise les démarches liées à la fabrication et à la sécurisation des commandes de factures.

Une série de factures doit-elle être continue ?

Oui.

Le décret fait notamment référence au numéro de facture en série ininterrompue.

Cette exigence est particulièrement importante pour les entreprises qui utilisent un logiciel de facturation.

Le système de gestion doit donc être conçu de manière à assurer une numérotation cohérente des factures et à éviter les ruptures ou incohérences dans les séquences.

Une bonne gestion informatique de la numérotation permet également de mieux suivre les documents émis et de faciliter les contrôles internes.

La facture normalisée : un enjeu de conformité mais aussi de gestion

La facture ne doit plus être considérée comme un simple document envoyé au client.

Elle constitue une pièce essentielle du système de gestion de l'entreprise.

Une facture correctement structurée permet de répondre à plusieurs besoins simultanément :

Vente + comptabilité + fiscalité + trésorerie + relation client + traçabilité.

Pour cette raison, les entreprises maliennes ont tout intérêt à intégrer leur processus de facturation dans un système de gestion plus global.

Comment OwoDesk peut aider les entreprises maliennes ?

OwoDesk est un ERP/CRM conçu pour aider les entreprises à centraliser leur gestion.

Plutôt que de gérer séparément les clients, les ventes, les produits et la facturation, l'entreprise peut regrouper ses opérations dans un même environnement.

Avec une organisation adaptée à ses besoins, l'entreprise peut notamment :

• gérer sa base clients ;

• gérer ses produits et services ;

• créer et suivre ses devis ;

• suivre ses ventes ;

• gérer ses factures ;

• suivre les paiements ;

• suivre les créances clients ;

• conserver l'historique des opérations ;

• centraliser ses données commerciales.

L'intérêt d'un ERP/CRM est donc de construire un processus de gestion cohérent, plutôt que de simplement produire des documents isolés.

Pour les entreprises qui souhaitent se préparer à une facturation de plus en plus structurée et digitalisée, c'est une étape importante.

À retenir

Le décret n°2022-0733/PT-RM du 25 novembre 2022 établit un cadre pour le système sécurisé de facture normalisée au Mali.

Les principaux points à retenir sont :

1. La facture normalisée est un document comptable et commercial encadré par le décret.

2. Elle concerne notamment les personnes physiques et morales relevant du bénéfice réel ou de l'impôt synthétique.

3. Elle doit comporter un ensemble de mentions obligatoires.

4. La numérotation des factures doit suivre une série ininterrompue.

5. Le système prévoit des mécanismes de sécurisation, notamment l'hologramme et le QR code.

6. Certaines activités ou opérations bénéficient de dispenses prévues par le décret.

7. La digitalisation permet de mieux structurer les données nécessaires à la facturation et au suivi commercial.

Les entreprises doivent toutefois distinguer la gestion informatique de leurs factures de la procédure officielle de sécurisation/homologation prévue par l'administration fiscale. Un logiciel de gestion ne doit pas être présenté comme une solution officiellement conforme ou homologuée par la DGI sans validation ou agrément correspondant.

Télécharger le décret sur la facture normalisée au Mali

Pour consulter le texte officiel dans son intégralité, vous pouvez télécharger directement le Décret n°2022-0733/PT-RM du 25 novembre 2022 instituant un système sécurisé de facture normalisée, publié par la Direction Générale des Impôts du Mali :

Télécharger le décret officiel sur la facture normalisée (PDF)

Le décret complet comporte notamment les dispositions relatives au champ d'application, aux différents types de factures, aux mentions obligatoires, à leur sécurisation et aux obligations des personnes assujetties.

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