Facturation électronique normalisée au Tchad : obligations et gestion avec OwoDesk

La facturation électronique normalisée au Tchad

La Facturation Électronique Normalisée (FEN) est un dispositif mis en place afin d’encadrer la facturation des opérations réalisées par les entreprises et de renforcer la traçabilité des transactions.

La Loi n° 016/PT/2022 de Finances pour l’exercice 2023, notamment son article 17, oblige les contribuables enregistrés à la TVA à utiliser la facturation électronique normalisée pour émettre leurs factures fiscales à leurs clients pour chaque transaction effectuée.

À compter du 1er janvier 2023, une facture électronique normalisée est instituée pour les opérations commerciales, industrielles et artisanales réalisées par les personnes physiques et morales.

Le dispositif concerne également les opérations réalisées par une personne physique ou morale soumise à l'impôt sur les sociétés, à l'Impôt Général Libératoire ou assujettie à la TVA. Ces opérations doivent faire l'objet d'une facture électronique normalisée ou d'un document en tenant lieu, comme un décompte de travaux, une feuille d'honoraires ou un acompte.

Pourquoi la FEN a-t-elle été mise en place ?

La facturation électronique normalisée poursuit plusieurs objectifs.

Elle vise notamment à :

• lutter contre l’évasion de la TVA ;

• améliorer la tenue des registres des entreprises ;

• renforcer la protection des recettes fiscales ;

• améliorer la traçabilité des transactions ;

• protéger les contribuables respectueux de leurs obligations contre la concurrence déloyale ;

• réduire certaines charges opérationnelles et administratives ;

• renforcer la sécurité des informations fiscales.

Pour les entreprises, cette évolution implique donc de mieux organiser leurs opérations commerciales et leurs données de facturation.

Quelles sont les principales obligations des entreprises ?

Les utilisateurs d'un système de facturation électronique doivent respecter plusieurs règles.

Émettre une facture pour chaque vente

La facture électronique doit être émise pour chaque opération de vente, indépendamment de la volonté du client de demander ou non une facture.

L'entreprise doit donc intégrer la facturation dans son processus commercial quotidien.

Avec OwoDesk, les entreprises peuvent centraliser leurs opérations commerciales dans un même environnement de gestion : clients, produits, ventes, factures et paiements. Cela permet de mieux structurer le processus interne autour de la facturation.

Important : OwoDesk est un logiciel de gestion d'entreprise. Son utilisation ne dispense pas l'entreprise de respecter les exigences de la FEN ni les procédures définies par l'Administration fiscale tchadienne.

Des informations précises sur les factures

La réglementation impose notamment d'indiquer sur la facture le nom réel du bien ou du service vendu ainsi que les taux de taxe correspondants.

Cette exigence rend la qualité des données particulièrement importante.

Un logiciel de gestion comme OwoDesk peut aider l'entreprise à structurer son catalogue de produits et services, à enregistrer les informations relatives aux clients et à préparer les éléments nécessaires à la facturation.

L'objectif est d'éviter les erreurs de saisie et de disposer d'informations cohérentes tout au long du cycle de vente.

OwoDesk : organiser la gestion autour de la facturation

La facturation ne constitue qu'une partie de la gestion quotidienne d'une entreprise.

Avant d'établir une facture, il faut souvent :

1. enregistrer ou identifier le client ;

2. gérer les produits ou services ;

3. établir un devis ou une commande ;

4. réaliser la vente ;

5. générer la facture ;

6. suivre le paiement ;

7. enregistrer l'opération dans la gestion financière ;

8. conserver les documents et informations nécessaires.

C'est précisément sur cette gestion globale de l'entreprise qu'un outil comme OwoDesk peut apporter de la valeur.

OwoDesk regroupe plusieurs fonctions de gestion permettant aux entreprises de centraliser notamment leurs activités commerciales, la facturation, la trésorerie, la comptabilité, les stocks et les ressources humaines.

Ainsi, au lieu de gérer les ventes dans un outil, les factures dans un autre et les paiements dans des fichiers séparés, l'entreprise peut disposer d'un environnement de gestion centralisé.

Facturation et suivi des paiements avec OwoDesk

Émettre une facture n'est que la première étape.

Une entreprise doit également savoir :

• quelles factures ont été payées ;

• quelles factures sont encore en attente ;

• quels clients ont des impayés ;

• combien l'entreprise doit encaisser ;

• quelles ventes ont généré les recettes ;

• comment les opérations influencent la trésorerie.

OwoDesk permet ainsi de rapprocher la gestion commerciale et le suivi financier de l'entreprise.

Cette centralisation facilite le travail des équipes commerciales, administratives et financières et permet au dirigeant d'avoir une meilleure visibilité sur son activité.

Que faire en cas de panne du système de facturation électronique ?

La réglementation tchadienne prévoit également une procédure spécifique en cas de panne.

L'utilisateur doit notifier l'Administration fiscale, selon la forme prescrite par la Direction Générale des Impôts, dans un délai ne dépassant pas six heures.

Lorsque le système de facturation électronique agréé ne fonctionne pas correctement au point de vente, l'entreprise doit émettre des factures manuscrites en deux exemplaires. Le deuxième exemplaire doit être conservé pendant au moins dix ans avec la facture originale émise après le rétablissement du système.

Une fois le système rétabli, les factures électroniques correspondant aux factures manuscrites émises pendant la panne doivent être établies.

Pour une entreprise utilisant OwoDesk, cette situation souligne l'importance de conserver une organisation rigoureuse des ventes et des justificatifs afin de faciliter la régularisation des opérations lorsque le système électronique redevient disponible.

La correction d'une facture

Une facture électronique ne doit pas être supprimée sans motif valable.

Lorsqu'une erreur est constatée sur une facture certifiée précédemment émise et qu'une correction est nécessaire, la réglementation prévoit l'établissement d'une facture de remboursement certifiée.

Cette facture doit être conservée dans l'ordre consécutif de la facture originale et accompagnée des justificatifs du remboursement conformément à la procédure applicable.

Une bonne organisation des données dans un logiciel de gestion permet donc de retrouver plus facilement les opérations, les clients, les factures et les documents associés.

Les obligations liées à l'utilisation du système

Les obligations ne concernent pas uniquement l'émission des factures.

L'utilisateur doit notamment veiller à ce que le système de facturation électronique agréé soit installé dans un endroit accessible et visible par les clients et les inspecteurs des impôts.

Une pancarte doit également être affichée à l'endroit où le système est installé. Elle doit notamment comporter le nom, l'adresse et le NIF unique du contribuable ainsi que la mention :

« NE PAYEZ PAS SI VOUS NE RECEVEZ PAS DE FACTURE ».

L'entreprise doit également informer l'Autorité compétente en cas de changement de lieu de vente et effectuer les démarches nécessaires en cas de cessation d'activité.

Les sanctions en cas de non-respect

Le non-respect des règles relatives à la FEN peut entraîner des sanctions fiscales.

Parmi les sanctions prévues figurent notamment :

• 100 000 FCFA par mois en cas de défaut d'adoption du système de facturation électronique après notification officielle ;

• 100 000 FCFA + deux fois la TVA éludée en cas de transaction réalisée sans émission de facture électronique pour un contribuable assujetti à la TVA ;

• 100 000 FCFA + 10 % de la valeur de la transaction pour certaines transactions sans facture électronique réalisées par des contribuables non assujettis à la TVA ;

• 100 000 FCFA par transaction + dix fois la TVA éludée en cas de sous-facturation ;

• 100 000 FCFA en cas de mauvaise indication du nom réel des marchandises ou des taux de taxe ;

• 100 000 FCFA en cas de défaut de notification d'une panne dans le délai prévu ;

• 100 000 FCFA en cas de suppression injustifiée d'une facture électronique.

En cas de manquements répétés, une fermeture du point de vente pendant une période d'un mois peut également être appliquée après au moins deux avertissements de l'Administration fiscale.

Comment OwoDesk peut accompagner les entreprises tchadiennes ?

La mise en conformité fiscale ne doit pas être séparée de la gestion quotidienne de l'entreprise.

Avec OwoDesk, une entreprise peut centraliser une grande partie de ses opérations de gestion dans un même environnement.

Gestion commerciale

OwoDesk permet de structurer la gestion des clients, des produits, des ventes et des opérations commerciales.

Gestion de la facturation

Les équipes peuvent gérer leur processus de facturation depuis leur environnement de gestion, avec une meilleure organisation des informations relatives aux ventes et aux clients.

Suivi des paiements

Après l'émission d'une facture, l'entreprise peut suivre les règlements et avoir une meilleure visibilité sur les sommes encaissées et celles restant à recevoir.

Trésorerie

Le suivi des encaissements et des dépenses permet d'avoir une vision plus claire de la situation financière de l'entreprise.

Stocks

Pour les entreprises qui vendent des marchandises, la gestion des stocks permet de mieux suivre les produits disponibles, les mouvements et les ventes.

Comptabilité

La centralisation des opérations commerciales et financières facilite également l'organisation des données nécessaires au suivi comptable.

FEN et logiciel de gestion : deux enjeux complémentaires

La facturation électronique normalisée répond avant tout à une obligation fiscale.

Un logiciel de gestion comme OwoDesk répond quant à lui à un besoin plus large : organiser et piloter l'activité de l'entreprise.

Les deux approches sont donc complémentaires.

L'entreprise doit respecter les règles définies par l'Administration fiscale pour sa facturation électronique tout en disposant d'outils lui permettant de gérer efficacement ses clients, ses ventes, ses factures, ses paiements, sa trésorerie, ses stocks et sa comptabilité.

C'est cette approche globale qui permet de passer d'une simple émission de factures à une véritable gestion structurée de l'entreprise.

Les bonnes pratiques à adopter

Pour mieux gérer sa facturation au Tchad, une entreprise peut notamment :

• utiliser un système de facturation conforme aux exigences applicables ;

• émettre une facture pour chaque opération concernée ;

• vérifier les informations saisies avant validation ;

• indiquer correctement les biens, services et taux de taxe ;

• conserver les documents et justificatifs ;

• mettre en place une procédure en cas de panne ;

• suivre régulièrement les factures impayées ;

• centraliser les données commerciales et financières ;

• limiter les saisies manuelles et les doublons ;

• former les équipes aux règles de facturation.

Avec un outil de gestion centralisé comme OwoDesk, l'entreprise peut également améliorer l'organisation de ses processus internes et disposer d'une meilleure visibilité sur son activité.

Conclusion

La Facturation Électronique Normalisée représente une évolution importante des pratiques fiscales au Tchad. Les entreprises concernées doivent être capables d'émettre leurs factures conformément aux règles applicables, de gérer les situations de panne, de conserver leurs documents et de respecter les différentes obligations prévues par l'Administration fiscale.

Mais la facturation ne doit pas être considérée isolément. Elle s'inscrit dans un ensemble plus large comprenant les ventes, les clients, les paiements, la trésorerie, les stocks et la comptabilité.

OwoDesk accompagne les entreprises dans cette gestion globale, en leur permettant de centraliser leurs opérations et de mieux organiser leur activité au quotidien.

L'objectif est simple : mieux gérer son entreprise tout en intégrant la facturation dans un processus de gestion structuré et maîtrisé. Owo.bj